W bezpieczeństwie danych należy rozróżnić dwa obszary: wykonywanie kopii bezpieczeństwa oraz zapewnienie poufności danych. Kopia bezpieczeństwa w razie konieczności pozwala na odtworzenie istotnych plików. Jednakże z punktu widzenia klienta jest ona niewiele warta, jeśli dostęp do niej uzyskają osoby postronne. Dlatego tak ważne jest, aby po jej wykonaniu stosownie ją zabezpieczyć, nie tracąc do niej szybkiego dostępu w razie konieczności.
Metody tradycyjne oraz nowoczesne
Tradycyjne sposoby wykonywania kopii zapasowych to najczęściej okresowe nagrywanie danych na zewnętrzne nośniki. Najpopularniejsze są tutaj płyty CD/DVD, pamięci taśmowe oraz dyski zewnętrzne. Kopie wykonuje się raz na kilka dni lub codziennie i co jakiś czas umieszcza się je w specjalnie przygotowanym miejscu (np. w skrytce bankowej). Czy jednak taka procedura archiwizacji pozwoli zagwarantować klientom najwyższy stopień bezpieczeństwa? Taki backup oprócz tego, że jest czasochłonny i niesie ryzyko pominięcia niektórych plików, generuje dodatkowo zagrożenie utraty danych na skutek fizycznego uszkodzenia nośnika lub jego kradzieży. Świadomy klient może nie zaakceptować takiego niebezpieczeństwa.
Dużo szybszym, wygodnym, ale również bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie automatycznego backupu danych online. Dzięki takiemu podejściu wskazane pliki/foldery mogą być bezpośrednio ze stanowiska komputerowego kopiowane na centralny serwer w firmie lub do zewnętrznego centrum danych. Dokładnie taka technologia jest wykorzystywana w oprogramowaniu iBard24 ( http://www.ibard24.pl/ ), którego twórcą jest największy polski producent systemów IT – firma Comarch. Wykorzystując backup danych firma może wybrać czy chce, aby dane były archiwizowane w jej infrastrukturze, czy przesyłane szyfrowanym połączeniem do Comarch Data Center – nowoczesnej serwerowni zlokalizowanej na terenie Polski, w której bezpieczeństwo zaufały międzynarodowe korporacje (m.in. BP czy Auchan) oraz największe instytucje finansowe (m.in. Narodowy Bank Polski, Alior Bank).
Zastosowania w kancelarii prawnej
Jak w praktyce zastosować iBard24 w kancelarii prawnej? Poniżej przedstawiamy kilka popularnych zastosowań.
Archiwum danych. System może przez dowolny okres przechowywać dane, umożliwiając jednocześnie wgląd i odzyskanie plików w razie potrzeby.
Praca grupowa w kancelarii. Możliwy jest wygodny proces pracy w grupie, poprzez uruchomienie jednego konta centralnego oraz dowolną ilość kont na stacjach roboczych pracowników. Między tymi kontami pracownicy mogą udostępniać sobie dokument i pracować na jednej jego wersji. To rozwiązanie pozwala także na określenie indywidualnych uprawnień dla każdego pracownika.
Najwyższy poziom bezpieczeństwa dokumentów zawierających dane osobowe oraz istotne informacje. Podwójne szyfrowanie danych pozwala na zagwarantowanie klientom całkowitego bezpieczeństwa ich danych, zarówno osobowych, jak i poufnych informacji wykorzystywanych w trakcie wykonywania usługi.
Zabezpieczenie danych z laptopów pracowników. iBard24 pozwala wyeliminować ryzyko utraty danych na skutek kradzieży lub awarii sprzętu komputerowego. W takim przypadku dane mogą być w prosty sposób odzyskane z innego komputera.
Wersjonowanie. Możliwość odzyskania nawet 20 wersji pliku wstecz. Zastosowanie jest szczególnie doceniane w przypadku wprowadzenia niepożądanych zmian w archiwizowanym pliku.
Backup skrzynek pocztowych. Często większość dokumentów z kontrahentami wymienianych jest drogą mailową. W takim przypadku doskonale sprawdza się automatyczny backup skrzynek pocztowych, który o ustalonej godzinie (np. w każdą środę o godzinie 16:00) sprawdza zmiany w pliku źródłowym i kopiuje na serwer tylko zmienioną w ostatnim okresie część danych. Dodatkową zaletą jest kompresja danych, która znacznie przyspiesza proces backupu w przypadku dużych plików archiwum poczty.
iBard24 jest także zintegrowany z programem Comarch OPT!MA ( http://www.comarch.pl/erp/oferta/produkty/comarch-optima ) , najlepszym programem finansowo-księgowym dla prawników według badania Gazety Finansowej. Dzięki integracji kopia bazy danych Comarch OPT!MA może być bezpośrednio z programu wysyłana na bezpieczne serwery iBard24.
Gwarancja bezpieczeństwa
Profesjonalne rozwiązanie do backupu danych pozwala na zagwarantowanie klientom najwyższego poziomu bezpieczeństwa, a w konsekwencji podnosi ich zaufanie do kancelarii. Dzieje się tak za sprawą podwójnego szyfrowania danych. Pierwszym poziomem jest szyfrowanie danych protokołem SSL-128 bit, podczas przesyłania ich na serwery Comarch Data Center. Drugi poziom wykorzystuje algorytm szyfrujący AES-256 bit, którym przy pomocy indywidualnego klucza szyfrowane są wskazane dane. Podobne technologie wykorzystywane są również w bankowości elektronicznej, z której korzysta niemal każdy klient kancelarii prawnej.
Warto zadbać o właściwe zabezpieczanie danych i dokumentów klientów. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnej technologii, możemy bardzo niskim kosztem i nakładem pracy spełnić najwyższe standardy bezpieczeństwa. Kancelarie, które bezpieczeństwo klienta stawiają za swój priorytet i udowadniają to uruchamiając profesjonalny system backupu danych, zyskują wartość, która dla klienta jest dzisiaj bezcenna.
Autor: Paweł Regiec, Pawel.Regiec@Comarch.pl
Sprawdź również :
LEX OMEGA
LEX SIGMA
LEX GAMMA
LEX dla notariusza
LEX przed aplikacją
LEX dla sędziego i prokuratora
LEX dla banków
