Sporządzoną na jego podstawie kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem umieszcza się w jego aktach osobowych pracownika. Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się na podstawie przepisów K.p.:
1) okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy (art. 154 [1] par.1 Kp);
2) okresy nauki w szkole (art. 155 par. 1 K.p):
- ukończenie zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
- ukończenie średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
- ukończenie średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
- ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
- ukończenie szkoły policealnej - 6 lat,
- szkoły wyższej - 8 lat.
3) okres pozostawania bez pracy, za który pracownikowi przywróconemu do pracy sąd przyznał wynagrodzenie , a pracownik w terminie 7 dni zgłosił gotowość podjęcia pracy (art. 51 par. 1 K.p);
4) okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie z powodu wadliwego rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy (art. 51 par. 2 K.p);
5) okres czynnej służby wojskowej (art. 301 par. 2 K.p);
6) okres urlopu wychowawczego (art. 186 [5] K.p.);
7) okres urlopu bezpłatnego udzielonego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 174 [1] K.p.);
8) okres za który pracownik otrzymał odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia (art. 36 [1]K.p.).
Ważne !
Do stażu pracy wliczany jest zawsze okres zakończenia nauki w danej szkole. Rozpoczęcie a nie ukończenie studiów wyższych, nie zostaje uwzględnione w stażu pracy potrzebnym do określenia wymiaru urlopu pracownika. Okresów nauki w szkole nie sumuje się. Przykładowo jak pracownik najpierw ukończył szkołę zawodową a potem średnią ogólnokształcącą, to zawsze wymiar jego stażu pracy zwiększony zostanie o 4 lata.
Zwiększenia stażu urlopowego nie powoduje fakt, ukończenia przez pracownika dwóch kierunków studiów wyższych. Zawsze przysługuje tylko 8 lat stażu urlopowego z tytułu ukończenia szkoły wyższej. Jeżeli pracownik ukończył studia doktoranckie, to pracodawca do stażu urlopowego nie dolicza mu tych lat nauki. Zawsze dolicza się tylko 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej. Co istotne, jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego co jest korzystniejsze dla pracownika (art. 155 par. 2 K.p.).
Pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze a skrócić tę nadwyżkę w roku następnym. Można udzielić pracownikowi urlopu w wymiarze wyższym niż kodeksowy, jeżeli wynika to z zapisów w dokumentach wewnątrzzakładowych np. w Regulaminie pracy.
Ważne !
W celu ustalenia uprawnień urlopowych nie jest brana pod uwagę praca na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, czy prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Na staż urlopowy nie ma wpływu okres pozostawania w rejestracji Powiatowego Urzędu Pracy jako osoba bezrobotna bez prawa do zasiłku. Jeżeli dana osoba była najpierw zarejestrowana w Powiatowym Urzędzie pracy jako bezrobotna z prawem do zasiłku a następnie już nie miała do niego prawa, wówczas do ogólnego stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, należy zaliczyć tylko okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych.