Dane usystematyzowane
Zgodnie z art. 7 pkt 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. z 2014 r. , poz. 1182 (dalej: ustawa) zbiorem danych jest każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Z art. 6 ust. 1 niniejszej ustawy zbiorem danych osobowych będą wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
... i katalog danych osobowych
Daną osobową jest :
1. Imię i nazwisko osoby fizycznej
2. Numer telefonu
3. Adres IP komputera
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) wyjaśnia: „(...) w przypadkach, gdy adres IP jest na stałe lub na dłuższy okres czasu przypisany do konkretnego urządzenia, które przypisane jest z kolei konkretnemu użytkownikowi, należy uznać, że stanowi on daną osobową. (...). W wielu przypadkach, nawet przy korzystaniu z komputera w kawiarence internetowej, wykorzystując dane zarejestrowane przez system nadzoru wizyjnego w zestawieniu z innymi danymi (np. dotyczących płatności przy użyciu karty kredytowej), możliwe jest zidentyfikowanie osoby korzystającej w danym czasie z danego komputera” (1).
4. Adres poczty elektronicznej identyfikujący osobę fizyczną
GIODO wyjaśnia: „Specyfiką Internetu jest to, że aby zamówić newsletter danego serwisu należy wpisać na jego stronie swój adres e-mail, który w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych stanowi dane osobowe. Osoby zainteresowane otrzymywaniem bezpłatnych treści redakcyjnych (newsletter) z założenia podają dobrowolnie swój adres e-mail w serwisie”. (2)
Adres e- mail , który pozwala na identyfikacje osoby fizycznej zawiera: jej imię i nazwisko lub pierwszą literę imienia oraz nazwisko, znaczek "@" i nazwę domeny.
5. Numer PESEL
Sprawdż:
Jakie informacje mogą stanowić dane osobowe?
Czy adres IP komputera należy do danych osobowych?
Ważne!
Na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy administrator danych może rozpocząć przetwarzanie w zbiorze danych po jego zgłoszeniu do rejestracji GIODO, chyba, że ustawa zwalnia go z tego obowiązku.
Zbiór do rejestracji
Administrator danych osobowych, czyli podmiot, który decyduje o celach i środkach ich przetwarzania (np. przedsiębiorca, spółka prawa handlowego, fundacja) z art. 40 ustawy ma obowiązek zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO).
GIODO wyjaśnia: „Zgłoszeniu podlegają takie usystematyzowane zestawy danych, które są zbiorami danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Zwolnienia od generalnej zasady rejestracji zbiorów danych osobowych określone zostały w art. 43 ust. 1 pkt 1–11 ustawy o ochronie danych osobowych.
Zatem jeżeli podmiot przetwarza dane osobowe w zbiorze jako administrator danych, a jednocześnie nie zachodzi żadna z przesłanek określonych w art. 43 ust. 1 pkt 1–11 ustawy, to jest on zobligowany do zgłoszenia tego zbioru do rejestracji GIODO”. (3)
Formularz zgłoszenia
Zgłoszenia zbioru danych dokonuje się na formularzu. Jego wzór znajduje się w załączniku do Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. z 2008 r., nr 229, poz. 1536).
W formularzu podaje się informacje z art. 41 ust. 1 pkt 1-7 ustawy tj. m.in.:
1) wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
2) oznaczenie administratora danych,
3) cel przetwarzania danych,
3a) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
4) sposób zbierania oraz udostępniania danych,
4a) informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
Niniejsze zgłoszenie podpisuje administrator danych lub osoba przez niego upoważniona.
GIODO wyjaśnia: „Zgłoszenie można (...) przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Od lipca 2006 r. zgłoszenia można dokonać także drogą elektroniczną z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zgłoszenie można również dokonać drogą elektroniczną bez użycia podpisu elektronicznego, a następnie uzupełnić zgłoszenie w formie papierowej. Aplikacja umożliwiająca skuteczne dokonanie zgłoszenia drogą elektroniczną znajduje się na stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w systemie "platforma e-giodo". (4)
Platforma e-GIODO dostępna pod adresem : https://egiodo.giodo.gov.pl/index.dhtml . umozliwia komunikację z GIODO w sprawach związanych ze zbiorem danych osobowych (rejestracja, rejestry).
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 , art. 7 pkt 1, art. 40, art. 41 ust. 1 pkt 1-7, art. 43 ust. 1 pkt 1–11, art. 46 ust. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014, poz. 1182),
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. z 2008 r., nr 229, poz. 1536).
Objaśnienia:
(1) http://www.giodo.gov.pl/319/id_art/2258
(2) http://www.giodo.gov.pl/330/id_art/3529/j/pl/
(3) http://www.giodo.gov.pl/530/id_art/2658/
(4) http://www.giodo.gov.pl/593/id_art/2688/j/pl
Stan prawny na 24 marca 2015 roku
