szkolenia@md-szkolenia.pl 19 października 2011 OBIEG DOKUMENTACJI. Nowa instrukcja kancelaryjna i nowe zasady archiwizacji dokumentacji

1. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI

A. Dokument –„dowód pierwszorzędny”, pojęcie, rodzaje 

B. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie 

C. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw

2. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE

A. ”KONSTYTUCJA ARCHIWALNA” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o  narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) 

B. Przepisy wykonawcze:

- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postę¬powania z dokumen¬tacją,zasad jej klasyfikowania i  kwali¬fiko¬wania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych(Dz. U .z 2002r. poz. 1375

- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w  sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

3. OBIEG DOKUMENTACJI W PODMIOCIE- NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA 

A. zakres podmiotowy i przedmiotowy/Co mają czynić podmioty nie objęte?/

• słowniczek pojęć

• Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych?

• Interoperacyjność znaku sprawy

• Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw

• Gdzie jest teczka współdziałania między wydziałami w urzędzie?

• Dlaczego nie ma „Bc” w RWA?

• Czy można rozszerzyć RWA i jak to skutecznie zrobić?

• Brak wzorów blankietów, pieczątek…… 

B. Czynności kancelaryjne w systemie EZD 

C. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

4. INSTRUKCJA ARCHIWALNA-PIERWSZY RAZ W RANDZE ROZPORZĄDENIA!- / jaki czas na dostosowanie / 

A. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt/ 

B. Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt/ 

C. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt/

D. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji 

E. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym 

F. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt/ 

G. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt/ 

H. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 

I. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 

J. Sprawozdawczość archiwum zakładowego

5. WARSZTATY / OK.30 ZADAŃ/ polegające miedzy innymi na:

• dokonaniu opisu teczek

• dokonaniu opisu podteczk/dla jednej sprawy/

• dokonaniu opisu akt osobowych

• sporządzeniu spisu spraw

• nadaniu znaku sprawy

• sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo–odbiorczych dokumentacji papierowej- oddzielnie dla kategorii „A” i „B”do archiwum zakładowego

• sporządzeniu spisów zdawczo –odbiorczych dokumentacji papierowej do archiwum państwowego

• nadaniu teczkom sygnatury akt

• sporządzeniu wykazu spisów zdawczo–odbiorczych

• przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania

• sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej

• wypełnieniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

• wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt

• schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych i ich opisu

• wypełnieniu wezwania do przekazania akt

• wypełnieniu karty wypożyczenia – udostępnienia akt, pracownika lub osoby trzeciej

• wypełnieniu karty zastępczej wypożyczonych akt

• sporządzeniu ewidencji teczek akt osobowych

• rozszerzeniu RWA

6. Panel dyskusyjny